ハーモス勤怠 導入のタイミングで残っている有給休暇残数を登録したのですが、年5日取得義務対応のためのアラートが検知されてしまいます。
導入前に5日以上有給休暇を利用した社員にはアラートが飛ばないよう、設定で回避することはできるでしょうか。
【前提】有給休暇年5日取得義務を社員に意識付けしてもらうためのアラートの設定方法
［システム管理＞勤怠アラート］画面にて、以下のようなご設定をしていただくことで、年5日取得義務のアラートを通知することが可能となります。
＜設定内容＞
・対象勤怠：有給休暇日数
・期間：有給付与日から⚪︎ヶ月時点
・アラート基準：⚪︎日未満の場合
▼ご参考
Q. 有給休暇の年５日の消化についてアラートを出す設定はできますか？
ハーモス勤怠 で取得した有給休暇日数をもとにアラート通知されるため、導入前の取得日数は加味されません。
例：有給休暇付与日から7ヶ月時点で取得日数5日未満 のアラートを設定する
・社員Aに2022.10.1に20日の有給休暇を付与
・2023.4.1からハーモス勤怠 を導入。この時社員Aの有給休暇残数は14日（6日取得済）
・導入後に社員Aの有給休暇取得がない場合、2023.5.1に有給休暇付与日から7ヶ月時点で取得日数5日未満 のアラートが検知される
回避方法①導入前に利用した日数を日次勤怠画面に登録する
ハーモス勤怠 内に、有給休暇を取得した履歴が登録されていればアラートは通知されません。過去に利用した日数分、ハーモス勤怠 内にご登録ください。
この場合、取得した日数が正しく集計されれば良いので、過去の取得日に登録されている必要はございません。
例：4/1からハーモス勤怠 を導入
4月以降の勤怠は正しく集計されている必要があるため、3月の日次勤怠画面に有給休暇を登録する登録はCSVにてまとめて行うことが可能です。
▼ご参考
Q. 休暇管理画面の休暇の日数を修正したい
Q. 勤怠データを後日まとめて登録することは可能？
回避方法②アラートのタイミングを過ぎてから紐付けをしていただく
アラートは、［社員］画面にて紐付けされている社員のみが通知対象となります。社員ごとにアラート通知される対象日を過ぎてから紐付けいただくことで、不要な通知を回避することができます。
［レポート＞勤怠アラートレポート］画面にて、将来通知が予定されているアラートを確認可能です。
＜確認方法＞
・通知有無を確認したい期間を指定する（最長3ヶ月）
・「未来の日付も含める」にチェック▼ご参考
HELPトップ＞勤怠マニュアル＞レポート
導入前に5日取得している社員はアラートの紐付けを解除し、通知のタイミングを過ぎてから再度紐付けをすることで、翌年以降のアラートは問題なくご利用いただくことが可能となります。
回避方法③導入初年度は正しく通知されないことがあると通知いただく
上記、どちらの対策も取ることが難しい場合、導入初年度は誤ったアラートが通知される可能性がある旨、社員様に事前に周知いただけますと幸いです。
「導入前の取得日数が登録されていないため」などご説明いただくと、次年度以降は正しく通知がされることにご安心いただけるかと思います。
ハーモス勤怠 内のお知らせ機能で周知することも可能です。
▼ご参考
Q. 社員向けの共通お知らせを作成したい